PROYEK 1.3.2.
Memperbaiki produktivitas sortir dengan memperkenalkan quality control
team dan memperkenalkan proses standarisasi
LATAR BELAKANG
Pilar
pertama yang mendukung Program Revitalisasi Pos Indonesia adalah Re-establish Leadership Posisition inMail
& Prcel, Inisiatif dari strategi tersebut adalah Improve
efficiency of operations network model. Enabler
atas inisiatif tersebut telah ditetapkan:
1. Assess automation option and analyse business case for Central Jakarta
MPC
2. Improve sorting productivity by introducing quality
control team and process standardisation
3. Centralise scheduling and transportation procurement at
Head Office
4. Reschedule transportation mode and optimise
transportation cost for routes so SLA can be met
5. Optimise transportation route to better manage cost and
travel time
6.
Relocate hubs to cities with higher mail flow to optimise
transportation cost
7. Revise delivery strategy to improve delivery planning and
scheduling
8. Collect actual mail flow data to optimise network model
and plan for future operational requirements
9. Conduct root cause analysis on mail routes that
frequently fail to meet SLA
(Final Report Booz&Co)
Laporan Akhir dari konsultan tersebut juga mencantumkan
latar belakang dan batasan (background and scope) atas proyek 1.3.2. tersebut
yakni:
-
Tidak ada standar dalam proses produksi berbagai
produk
-
Ketidakadaan standar tersebut menimbulkan
ketidakjelasan bagaimana melakukan proses produksi sehingga menyulitkan
pengendalian kualitas
-
Produk yang mirip diperlakukan berbeda dalam
penyortiran (tingkat sortiran) di lokasi sortir yang berbeda
-
Penyortiran di KPRK tidak dapat mencapai benefit
optimum karena fluktuasi input dan staffing
yang tidak memadai
Akibat dari permasalah tersebut adalah timbulnya inefesiensi
dalam proses sortir, yang selanjutnya menimbulan inefisiensi keseluruhan proses
produksi.
1.1. Key
Activities
1.1.1.
Menyusun formula penghitungan cost/unit proses
sortir
Inisiatif dari proyek ini adalah meningkatkan
efisiensi(cost/unit) model jaringan . Salah satu sub-sistem dalam model
jaringan adalah proses sortir. Dalam project chart dari konsultan Booz&Co
menetapkan target kenaikan produktivitas dari 160 item/hr menjadi 400 items/hr
akan meningkatkan troughput sebesar2,125 kali lebih tinggi.
Kajian konsultan belum menetapkan cost/unit dari
setiap proses produksi yang dapat dijadikan ukuran efisiensi yang menjadi
obyektif dari proyek ini. Model formula ini harus dapat digunakan untuk
penghitungan cost/unit di setiap titik yang melakukan proses sortir yang
kemudian digunakan sebagai acuan dalam upaya peningkatan efisiensi proses
sortir.
1.1.2.
Memilih sistem mutu yang akan diimplementasikan
pada proses sortir.
Untuk mendukung upaya peningkatan efisiensi model jaringan, sistem mutu
menjadi prasyarat pengelolaan proses sortir yang efektif, efisien , dan
berkualitas. Konsultan Booz&Co menyarankan iimplementasi sistem kendali
mutu Six-Sigma dalam proses sortir. Perlu dilakukan kajian untuk menetapkan
sistem mutu yang paling tepat diterapkan dalam proses sortir. Kajian dimaksud
harus dilakukan dengan mengacu kepada Strategi mutu yang telah atau akan
didtetapkan oleh perusahaan serta biaya yang akan timbul sehubungan dengan
penerapan sistem mutu tersebut.
1.1.3.
Menyusun Standard Operating Procedure proses
sortir
SOP yang disusun meliputi:
·
Prerequsites items input
·
Proses kerja
o
Metoda
o
Support
§
Workspace
§
Equipment
§
supplies
o
jadwal/shifting untuk mencapai kapasitas optimum
·
Quality control output: Kantung siap kirim
·
Complain Handling dari next proses (bagian
distribusi, KSD tujuan, kantor Antaran)
1.1.4.
Merumuskan pola pengelolaan proses sortir
Pola pengelolaan yang dihasilkan meliputi seluruh tahapan:
-
Perencanaan
-
Pelaksanaan
-
Pengawasan
-
Feedback
Pola pengelolaan proses sortir yang disusun harus implementatif untuk
semua lokasi sortir dalam mengolah berbagai produk. Pola pengelolaan
dimungkinkan untuk mendrive desain organisasi baru atau pengembangan organisasi
lama. Meliputi garis komando dan pelaporan di berbagai tingkat organisasi.
1.2. Batasan
Proyek
Sortir outgoing:
-
Sortir outgoing:
-
1.2.1.
Sortir Outgoing
Sortir di kantor asal dengan input dari loket, kantor cabang, layanan
bergerak, dan agen, dengan putput kantung siap didistribusikan ke kantor
berikutnya (kantor antaran atau kantor transit)
1.2.2.
Sortir Incoming
-
sortir di kantor tujuan yang menggunakan
vertical sorting frame input kantung output item siap sortir antaran
-
sortir di kantor tujuan tanpa vertical sorting
frame: input kantung output: item siap antar
-
sortir di KSD tujuan input kantung output
kantung untuk inbound
1.3. Asumsi
-
Tersedia akses mudah ke data sekunder (data
produksi dan data biaya).
-
Koordinasi terkendali dengan stakeholder proyek
-
Anggaran dapat dipenuhi perusahaan
-
Kondisi eksisting support, sistem organisasi,
dan SOP termasuk entitas yang dapat dimodifikasi untuk kepentingan pencapaian
tujuan yakni model jaringan yang efisien
-
Komitmen penuh dari manajemen di setiap level
organisasi untuk berbagai dukungan yang dibutuhkan
1.4. Deliverables
proyek
Deliverables proyek meliputi:
-
Formula Penghitungan cost per unit proses sortir
-
Draft Instruksi implementasi sistem mutu
-
Draft Instruksi Kerja Proses Sortir
-
Draft manual book manajemen proses sortir
-
Dokumen-dokumen
lain yg terkait
1.5. Penanggungjawab
dan staf proyek
Pengarah Proyek
Sekretaris Proyek
Manajer Proyek
Staf Proyek
1.6. Anggaran
Proyek
Segala Biaya yang timbul
berkenaan dengan penyelenggaraan Proyek dipenuhi dari anggaran PT pos Indonesia
(Persero). Pengarah proyek dapat mengajukan tambahan anggaran kegiatan yang
dipandang perlu kepada Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan.
DESAIN PROYEK
1.7. Kebutuhan
Data
1.7.1.
Produksi
1.7.2.
Sumber Daya terpasang
1.7.3.
SOP
1.7.4.
Implementasi Mutu
1.8. Ketersediaan
Data Sekunder
1.9. Pengumpulan
Data Primer
1.9.1.
Survey
1.9.2.
Sites sampling
1.9.3.
Metoda survey
1.9.4.
Tools
1.9.5.
Jadwal
1.10.
Analisis Data Primer
1.10.1.
Kuantitatif
1.10.2.
Kualitatif
1.11.
Piloting
1.12.
Jadwal Pelaksanaan Proyek
DELIVERABLES
1.13.
Model Formula penghitungan Cost per unit
1.14.
Implementasi Sistem Mutu
1.15.
SOP Proses Sortir
Manual Book Pengelolaan Proses Sortir